6 câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn tuyển trợ lý kinh doanh

Để ứng tuyển trợ lý kinh doanh thành công thì ứng viên cần vượt qua được các câu hỏi. Dưới đây là 6 câu hỏi mà nhiều nhà tuyển dụng thường đưa ra.

• Điều kiện để tìm việc nhân viên kinh doanh tại Hà Nội
• Bí quyết tìm việc kinh doanh tại TPHCM qua mạng hiệu quả

Là công việc nhiều áp lực, đòi hỏi nhiều kỹ năng, vị trí việc làm trợ lý kinh doanh cho các công ty, doanh nghiệp luôn ưu tiên những ứng viên có nền tảng tốt. Để có thể vượt qua vòng hồ sơ, đặc biệt là với tuyển dụng trợ lý kinh doanh cho các công ty, tập đoàn lớn, bạn đã chạm được một tay tới thành công.

Điều quyết định còn lại sẽ nằm ở vòng phỏng vấn trực tiếp, cũng là buổi gặp mà các ứng viên cần chuẩn bị thật kỹ càng. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn cho công việc trợ lý tổng tài tại các doanh nghiệp:

Vì sao bạn muốn ứng tuyển trợ lý kinh doanh?

Đây là câu hỏi cơ bản, phổ biến không chỉ với việc làm trợ lý kinh doanh. Nhà tuyển dụng muốn xác định đam mê của bạn dành cho vị trí tìm việc kinh doanh này nên đã xoay trọng tâm câu trả lời trong buổi phỏng vấn.

Gợi ý câu trả lời

Hãy dùng nghệ thuật “đòn bảy”, đặt câu trả lời trọng tâm ra sau. Trước tiên, bạn nên liệt kê các yêu cầu công việc mà năng lực bản thân đáp ứng tốt. Sau đó, bộc lộ sự yêu thích với công việc hỗ trợ lãnh đạo, đưa ra những cơ hội phát triển kỹ năng của chính mình nếu được nhận việc.

Nguyên nhân chính cuối cùng là bạn đã tìm hiểu về công ty và rất thích môi trường làm việc tại đây. Ngoài ra, bạn nhận thấy nhiều tiềm năng để giúp tổng giám đốc và công ty phát triển vượt nên muốn góp sức mình thực hiện quá trình này.

Đâu là những kỹ năng cần có của một trợ lý giỏi?

Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng khảo sát hiểu biết của bạn về vị trí tuyển trợ lý kinh doanh – luôn hỗ trợ các hoạt động trọng tâm của doanh nghiệp. Hãy chú ý nêu ra câu trả lời mạch lạc, tóm tắt ý chính, tránh lan man để người phỏng vấn có thể nắm bắt được thông tin của bạn một cách rõ ràng.

Gợi ý câu trả lời

Đầu tiên, bạn cần khẳng định một câu tổng quát rằng một trợ lý giỏi cần rất nhiều kỹ năng, từ nghiệp vụ tới chuyên ngành. Sau đó, bạn đưa ra 5 – 7 kỹ năng chính và triển khai ý theo từng luận điểm. Với câu hỏi này, bạn có thể đưa ra một số kỹ năng cụ thể như sau:

• Giao tiếp: Tự tin, chủ động, hoạt ngôn và biết nhiều ngoại ngữ.
• Quản lý thời gian: Cân bằng thời gian cá nhân, đồng bộ thời gian biểu với quản lý.
• Tổ chức: Sắp xếp lịch trình, cân đối linh hoạt các sự kiện, cuộc họp.
• Đàm phán: Hỗ trợ dự án, tham mưu cho lãnh đạo
• Xây dựng chiến lược: Đề xuất ý tưởng, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
• Sử dụng máy tính: Soạn thảo văn bản, thiết kế, đồ họa.
• Làm việc nhóm: Tạo sự cộng hưởng với các đồng nghiệp hoặc hỗ trợ người ở vị trí cao hơn thực hiện tốt công việc.
• Làm việc độc lập: Đưa ra đánh giá, quyết định trong sự cho phép.

Các công việc điển hình trong tuần của một trợ lý?

Với một ứng viên tìm việc trợ lý kinh doanh đã có kinh nghiệm, câu hỏi này có khả năng cao sẽ được nêu ra trong buổi phỏng vấn. Không chỉ tìm hiểu khối lượng công việc mà bạn từng đảm đương mà còn “ngầm” nắm bắt khả năng xử lý công việc của bạn.

Còn với một ứng viên chưa có kinh nghiệm, câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng sắp xếp của bạn về công việc tương lai.

Gợi ý câu trả lời

Thay vì kể dài dòng những hoạt động không quan trọng, hãy lấy trọng điểm là các việc làm trợ lý kinh doanh có thể bộc lộ được tác phong của bạn. Hãy nhớ, công việc càng chi tiết bao càng cho thấy sự cẩn trọng, cầu toàn của bạn.

Ví dụ như:

• Đầu tuần luôn kiểm tra e-mail, lên kế hoạch công việc cụ thể cho lãnh đạo từ đó đưa ra các công việc của bản thân.
• Các ngày còn lại tùy theo lịch trình mà phân bố họp hành, gặp mặt, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu.
• Nếu cuối tuần có thành viên nào trong phòng/ban phải đi công tác nước ngoài, trợ lý sẽ chủ động đặt vé máy bay, bố trí thời gian hợp lý…

>> Theo dõi ngay: Những vị trí việc làm nhân viên kinh doanh HOT nhất giúp ứng viên có thêm nhiều sự lựa chọn cho bản thân

Có thách thức nào khiến bạn mong chờ không?

Thực tế, câu hỏi này chính là làm rõ cho câu số 1, rằng vì sao ứng viên tìm việc trợ lý kinh doanh muốn chọn công ty của họ để nộp hồ sơ. Với câu hỏi này, hãy chú trọng vào cơ hội và cách thức bạn phát huy thế mạnh trong công việc nếu vượt qua phỏng vấn, trở thành nhân viên chính thức.

Gợi ý câu trả lời

Hãy tóm lược hiểu biết của bạn về công ty, cho thấy bạn mong muốn phát triển khả năng của mình ở lĩnh vực mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Thêm vào đó, ứng viên tìm việc trợ lý phòng kinh doanh cần bộc lộ kỳ vọng sẽ được hỗ trợ bộ phận mang tính chiến lược như phòng kinh doanh hiện tại.

Bạn có thể đưa ra một vài ví dụ về những thử thách hay các thách thức từng gặp qua ở công ty cũ và cách bạn xử trí để chứng minh sự linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề và kinh nghiệm được đúc kết sau đó.

Kinh nghiệm trợ lý kinh doanh ở công ty cũ của bạn?

Đừng bỏ qua câu hỏi này vì nó giúp bạn thể hiện quan điểm công việc và cách phối hợp với lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Hãy trả lời về cả mặt tích cực lẫn tiêu cực để người phỏng vấn thấy được bạn là người khéo léo.

Gợi ý câu trả lời

Với câu hỏi tuyển trợ lý kinh doanh này, bạn có thể đưa ra một ví dụ cụ thể sẽ rất phù hợp. Cụ thể như vị trí trợ lý kinh doanh có thể giúp bạn phát huy khả năng làm việc độc lập cao, nhưng khi trao đổi với đồng nghiệp lại chưa tìm được sự hòa hợp. Và qua đó, bạn đã học được cách làm việc nhóm hiệu quả, cải thiện được cả hiệu quả công việc.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về khái niệm và trách nhiệm của một trợ lý kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp khác nhau

Bạn làm cách này để bảo mật các thông tin nội bộ?

Trợ lý kinh doanh không chỉ là người hỗ trợ bộ phận kinh doanh, hoạch định chiến lược mà còn là người tiếp xúc nhiều nhất với những thông tin quan trọng, mang tính bảo mật của doanh nghiệp. Bởi vậy, nguyên tắc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng và cần đảm bảo tối đa.

Gợi ý câu trả lời

Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo mật của doanh nghiệp, bạn cần cụ thể hóa thêm câu trả lời. Việc luôn cài đặt các lớp bảo mật cho e-mail, máy tính cá nhân … sẽ giúp bạn thực hiện công tác bảo mật thật tốt.

Ngoài những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn ở phía trên, bạn hãy tự mình đưa ra thêm những câu liên quan tới lĩnh vực công việc mà vị yêu cầu tuyển dụng đã nêu và suy nghĩ câu trả lời hợp lý với cương vị trợ lý. Điều này sẽ giúp bạn bình tĩnh, tự tin hơn trong buổi phỏng vấn tuyển trợ lý kinh doanh thực sự.

>> Tìm hiểu: Cách viết cover letter chuyên nghiệp, giúp bạn tiếp cận nhiều cơ hội việc làm tốt