6 câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn tìm việc trợ lý kinh doanh

Để ứng tuyển trợ lý kinh doanh thành công, hãy chuẩn bị tinh thần trước những câu hỏi thường gặp. Bình tĩnh trong buổi phỏng vấn với lãnh đạo cấp cao cũng giúp bạn gây ấn tượng tốt.

Là công việc nhiều áp lực, đòi hỏi nhiều kỹ năng, vị trí trợ lý kinh doanh cho các công ty, doanh nghiệp luôn ưu tiên những ứng viên có nền tảng tốt. Để có thể vượt qua vòng hồ sơ, đặc biệt là với tuyển dụng trợ lý kinh doanh cho các công ty, tập đoàn lớn, bạn đã chạm được một tay tới thành công. Điều quyết định còn lại sẽ nằm ở vòng phỏng vấn trực tiếp, cũng là buổi gặp mà các ứng viên cần chuẩn bị thật kỹ càng.

Bởi lẽ, bạn có thể sẽ được đưa ra hàng loạt câu hỏi “khó nhằn” từ những vị quản lý cấp cao, thậm chí là trực tiếp tổng giám đốc cũng sẽ tham gia vào buổi phỏng vấn. Để tránh bị bối rối, lúng túng gây mất bình tĩnh, hãy trang bị cho mình những trước bằng cách tự đặt câu hỏi ở vai trò nhà tuyển dụng rồi sau đó tự trả lời.

Trợ lý kinh doanh tại các doanh nghiệp. (Ảnh: Internet)
Trợ lý kinh doanh tại các doanh nghiệp. (Ảnh: Internet)

Dưới đây là 7 câu hỏi thường gặp khi bạn ứng tuyển cho công việc trợ lý tổng tài tại các doanh nghiệp:

1. Lý do vì sao bạn muốn làm trợ lý kinh doanh?

Đây là câu hỏi cơ bản, phổ biến không chỉ với công việc trợ lý kinh doanh. Nhà tuyển dụng muốn xác định đam mê của bạn dành cho công việc nên hãy xoay trọng tâm câu trả lời vào điểm này trong buổi phỏng vấn.

Gợi ý câu trả lời

Hãy dùng nghệ thuật “đòn bảy”, đặt câu trả lời trọng tâm ra sau. Trước tiên, bạn nên liệt kê các yêu cầu công việc mà năng lực bản thân đáp ứng tốt. Sau đó, bộc lộ sự yêu thích với công việc hỗ trợ lãnh đạo, đưa ra những cơ hội phát triển kỹ năng của chính mình nếu được nhận việc. Nguyên nhân chính cuối cùng là bạn đã tìm hiểu về công ty và rất thích môi trường làm việc tại đây, hoặc nhận thấy nhiều tiềm năng để giúp tổng giám đốc và công ty phát triển vượt nên muốn góp sức mình thực hiện quá trình này.

Hãy thuyết phục nhà tuyển dụng bằng một lý do chính đáng vì sao bạn muốn tìm việc trợ lý kinh doanh. (Ảnh: Internet)
Hãy thuyết phục nhà tuyển dụng bằng một lý do chính đáng vì sao bạn muốn tìm việc trợ lý kinh doanh. (Ảnh: Internet)

2. Theo bạn, đâu là những kỹ năng cần có của một trợ lý giỏi?

Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng khảo sát hiểu biết của bạn về công việc của một trợ lý khi tìm việc trợ lý kinh doanh – luôn hỗ trợ các hoạt động trọng tâm cua doanh nghiệp. Hãy chú ý nêu ra câu trả lời mạch lạc, tóm tắt ý chính, tránh lan man để người phỏng vấn có thể nắm bắt được thông tin của bạn một cách rõ ràng.

Gợi ý câu trả lời

Đầu tiên, bạn cần khẳng định một câu tổng quát rằng một trợ lý giỏi cần rất nhiều kỹ năng, từ nghiệp vụ tới chuyên ngành. Sau đó, bạn đưa ra 5 – 7 kỹ năng chính và triển khai ý theo từng luận điểm. Với câu hỏi này, câu trả lời có thể tóm tắt như sau:

– Kỹ năng giao tiếp: Tự tin, chủ động, hoạt ngôn và biết nhiều ngoại ngữ.

– Kỹ năng quản lý thời gian: Cân bằng thời gian cá nhân, đồng bộ thời gian biểu với quản lý.

– Kỹ năng tổ chức: Sắp xếp lịch trình, cân đối linh hoạt các sự kiện, cuộc họp.

– Kỹ năng đàm phán: Hỗ trợ dự án, tham mưu cho lãnh đạo.

– Kỹ năng xây dựng chiến lược: Đề xuất ý tưởng, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh.

– Kỹ năng máy tính: Soạn thảo văn bản, thiết kế, đồ họa.

– Kỹ năng làm việc nhóm: Tạo sự cộng hưởng với các đồng nghiệp hoặc hỗ trợ người ở vị trí cao hơn thực hiện tốt công việc.

– Kỹ năng làm việc độc lập: Đưa ra đánh giá, quyết định trong sự cho phép.

Trợ lý giỏi là người tổng hợp được nhiều kỹ năng phục vụ công việc. (Ảnh: Internet)
Trợ lý giỏi là người tổng hợp được nhiều kỹ năng phục vụ công việc. (Ảnh: Internet)

3. Trình bày công việc điển hình trong tuần của một trợ lý?

Với một ứng viên đã có kinh nghiệm làm trợ lý kinh doanh, câu hỏi này có khả năng cao sẽ được nêu ra trong buổi phỏng vấn. Không chỉ tìm hiểu khối lượng công việc mà bạn từng đảm đương mà còn “ngầm” nắm bắt khả năng xử lý công việc của bạn. Với một ứng viên chưa có kinh nghiệm, câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được sắp xếp của bạn về công việc tương lai.

Gợi ý câu trả lời

Thay vì kể dài dòng những hoạt động không quan trọng, hãy lấy trọng điểm là các công việc có thể bộ lộ được tác phong của bạn. Ví dụ như, thứ 2 đầu tuần luôn kiểm tra e-mail, lên kế hoạch công việc cụ thể cho lãnh đạo từ đó đưa ra các công việc của bản thân. Các ngày còn lại tùy theo lịch trình mà phân bố họp hành, gặp mặt, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu. Nếu cuối tuần có thành viên nào trong phòng/ban phải đi công tác nước ngoài, trợ lý sẽ chủ động đặt vé máy bay, bố trí thời gian hợp lý… Hãy nhờ, công việc càng chi tiết bao càng cho thấy sự cẩn trọng, cầu toàn của bạn.

Một người trợ lý kinh doanh cần nắm vững các kỹ năng nghiệp vụ, hiểu tính chất công việc. (Ảnh: Internet)
Một người trợ lý kinh doanh cần nắm vững các kỹ năng nghiệp vụ, hiểu tính chất công việc. (Ảnh: Internet)

4. Có thách thức nào khiến bạn mong chờ ở công việc này?

Thực tế, câu hỏi này chính là làm rõ cho câu số 1, rằng vì sao ứng viên muốn chọn công ty của họ để nộp hồ sơ, có điều gì khiến bạn trông chờ để thử thách bản thân. Qua đây, nhà tuyển dụng cũng sẽ xác nhận được ứng viên là bạn có phù hợp với công việc trợ lý kinh doanh mà họ đang cần hay không. Với câu hỏi này, hãy chú trọng vào cơ hội và cách thức bạn phát huy thế mạnh trong công việc nếu vượt qua phỏng vấn, trở thành nhân viên chính thức.

Gợi ý câu trả lời

Hãy tóm lược hiểu biết của bạn về công ty, cho thấy bạn mong muốn phát triển khả năng của mình ở lĩnh vực mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Hoặc, bộc lộ kỳ vọng sẽ được hỗ trợ bộ phận mang tính chiến lược như phòng kinh doanh hiện tại. Bạn có thể đưa ra một vài ví dụ về những thử thách, thách thức từng gặp qua trong công ty cũ và cách bạn xử trí để chứng minh sự linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề và kinh nghiệm được đúc kết sau đó.

Kinh nghiệm trong công việc cũ và cách bạn xử lý khủng hoảng, đương đầu thách thức sẽ giúp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. (Ảnh: Internet)
Kinh nghiệm trong công việc cũ và cách bạn xử lý khủng hoảng, đương đầu thách thức sẽ giúp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. (Ảnh: Internet)

5. Bạn rút ra được gì từ quá trình làm việc tại công ty cũ?

Đừng bỏ qua câu hỏi này vì nó giúp bạn thể hiện quan điểm công việc và cách phối hợp với lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Hãy trả lời về cả mặt tích cực lẫn tiêu cực để người phỏng vấn thấy được bạn là người khéo léo.

Gợi ý câu trả lời

Ví dụ, hãy chia sẻ về sai lầm trong teamwork. Vị trí trợ lý tổng giám đốc có thể giúp bạn phát huy khả năng làm việc độc lập cao, nhưng khi trao đổi với đồng nghiệp lại chưa tìm được sự hòa hợp. Và sau đó, bạn đã học được cách làm việc nhóm hiệu quả, cải thiện được cả hiệu quả công việc.

Dù bỏ việc vì bất cứ lý do gì cũng không nói xấu công ty hoặc sếp cũ trong phỏng vấn công việc mới. (Ảnh: Internet)
Dù bỏ việc vì bất cứ lý do gì cũng không nói xấu công ty hoặc sếp cũ trong phỏng vấn công việc mới. (Ảnh: Internet)

6. Bạn làm cách này để bảo mật các thông tin nội bộ?

Trợ lý kinh doanh không chỉ là người hỗ trợ bộ phận kinh doanh, hoạch định chiến lược mà còn là người tiếp xúc nhiều nhất với những thông tin quan trọng, mang tính bảo mật của doanh nghiệp. Bởi vậy, nguyên tắc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng và cần đảm bảo tối đa.

Gợi ý câu trả lời

Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo mật của doanh nghiệp. Bạn cần cụ thể hóa thêm câu trả lời rằng, với các tệp tin, tư liệu không được yêu cầu xử lý hoặc không liên quan tới công việc, bạn sẽ tránh đọc song vẫn thực hiện công tác bảo mật thật tốt. Hoặc luôn cài đặt các lớp bảo mật cho e-mail, máy tính cá nhân…

Tham khảo thêm các bài viết sau:

Giữ kín bí mật kinh doanh là yếu tố quan trọng. (Ảnh: Internet)
Giữ kín bí mật kinh doanh là yếu tố quan trọng. (Ảnh: Internet)

Kết lại, ngoài những câu hỏi trên, bạn hãy tự mình đưa ra thêm những câu liên quan tới lĩnh vực công việc mà vị yêu cầu tuyển dụng đã nêu và suy nghĩ câu trả lời hợp lý với cương vị trợ lý. Điều này sẽ giúp bạn bình tĩnh, tự tin hơn trong buổi phỏng vấn thực sự khi tìm việc trợ lý kinh doanh.

Nguồn: https://timvieckinhdoanh.com/

Đánh giá