Tuyển dụng thư ký kinh doanh và những điều cần biết

Để quá trình tham gia tuyển dụng thư ký kinh doanh của bạn thành công và dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng kinh doanh, bạn nhất định phải có được những kỹ năng cần thiết.

• Bí quyết tìm việc kinh doanh lương cao không phải ai cũng biết
• Bí quyết trở thành nhân viên kinh doanh chuyên nghiệp
• Vai trò của kỹ năng mềm đối với người làm kinh doanh

Khái niệm thư ký là gì và công việc cụ thể của thư ký kinh doanh?

Thư ký là người trực tiếp quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một cá nhân, tổ chức công ty hay doanh nghiệp. Thông thường, thư ký kinh doanh trong một ngày cần làm những công việc cụ thể như sau:

– Soạn thảo hợp đồng, chứng từ và văn bản hỗ trợ bộ phận kinh doanh.

– Có trách nhiệm quản lý, bảo quản và lưu trữ các loại hợp đồng kinh doanh.

– Lên lịch họp, sắp xếp sao cho hợp lý và chuẩn bị cuộc họp chu đáo, trong và sau khi cuộc họp kết thúc cần lập biên bản cuộc họp.

– Hỗ trợ thêm các công việc của văn phòng.

– Tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc điện thoại có liên quan đến công việc kinh doanh đến cấp trên.

– Ghi nhận và truyền đạt các thông tin từ các bộ phần kinh doanh khác.

Tiêu chí để trở thành một thư ký kinh doanh chuyên nghiệp

Tiêu chí 1: Ngoại hình ‘ưa nhìn’

Rất nhiều nhà tuyển dụng hiện nay đưa ra tiêu chí trong phần mô tả tuyển dụng một cách thẳng thẳn đối với vị trí thư ký kinh doanh là cần ‘có ngoại hình’, thậm chí nhiều công ty/doanh nghiệp nước ngoài còn khắt khe hơn khi yêu cầu ‘ngoại hình khá’. Tuy nhiên, bạn đừng nhầm tưởng nhà tuyển dụng đang yêu cầu một người mẫu với số đo 3 vòng chuẩn chỉnh hay một Hoa hậu có gương mặt hoa khôi. Nhà tuyển dụng ở đây chỉ cần bạn ăn mặc chỉn chu, trang nhã và lịch thiệp, đầu tóc gọn gàng, gương mặt ưa nhìn, nụ cười tươi, tác phong nhanh nhẹn, nói năng linh hoạt, rành mạch, không bị ngọng thì bạn cũng đủ trở thành một ứng viên tiềm năng trong mắt họ.

Tiêu chí 2: Sử dụng thành thạo một số ngoại ngữ cơ bản

Bất cứ ngành nghề nào hiện nay, các nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên phải biết sử dụng thành thạo một số ngoại ngữ cơ bản như Anh, Trung, Hàn, Nhật,… đặc biệt là đối với các công ty/doanh nghiệp có đối tác nước ngoài thì việc bạn sử dụng thành thạo ngoại ngữ để giao tiếp với họ sẽ là một điểm cộng dành cho bạn, giúp buổi phỏng vấn tuyển dụng thư ký kinh doanh trở nên thuận lợi và thành công hơn.

Tiêu chí 3: Thao tác thành thạo trên máy vi tính

Nếu bạn thực sự không thành thạo máy vi tính thì cũng đừng quá lo, bởi điều cần căn bản ở đây bạn cần biết cách sử dụng các chương trình căn bản như Excel, Word hỗ trợ trong việc làm hợp đồng, thu chi,… Trong quá trình làm việc, bạn hãy trau dồi thêm các kiến thức cơ bản và nâng cao về các chương trình hỗ trợ cho công việc thư ký của mình, đặc biệt là Excel.

>> Xem thêm: Mẫu CV xin việc sale đẹp, miễn phí phù hợp cho cả sinh viên và người đi làm 

Tiêu chí 4: Nhanh nhạy trong công việc

Đã là thư ký thì cũng chính là tay cánh tay trái đắc lực của sếp, giúp sếp giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, các nhà tuyển dụng luôn yêu cầu các ứng viên phải nhanh nhạy trong công việc cũng như xử lý tình huống một cách khéo léo, tạo sự hài lòng giữa cấp trên và cấp dưới hay các mối quan hệ liên quan trực tiếp đến công ty/doanh nghiệp.

Tiêu chí 5: Am hiểu kiến thức chuyên môn

Am hiểu kiến thức chuyên môn là yếu tố vô cùng quan trọng đối với một thư ký kinh doanh. Nếu thời gian bạn học tập và rèn luyện trên ghế nhà trường, bạn có bỡ lỡ bất cứ một kiến thức chuyên môn nào thì bây giờ hãy bổ sung, tìm cách giúp bạn lấp đầy chỗ hổng ấy. Bạn có thể tra cứu trên mạng internet, sách vở hay liên hệ trực tiếp với giảng viên của bạn để có nguồn thông tin cụ thể và chính xác nhất. Tránh để buổi phỏng vấn tuyển dụng thư ký kinh doanh thất bại khi nhà tuyển dụng hỏi đúng mảng kiến thức mà bạn không biết gây cho họ thất vọng cũng như cơ hội tìm việc của bạn cũng sẽ không còn.

Tiêu chí 6: Trí nhớ tốt

Những hợp đồng cần ký, ngày giờ cuộc họp, ngày giờ sếp hẹn với khách, số điện thoại khách hàng tiềm năng,… hay thậm chí đơn giản hôm nay là ngay bao nhiêu cũng chính là những điều mà một thư ký kinh doanh cần ghi nhớ. Nếu sợ quên, bạn note vào điện thoại rồi thực hiện nhắc nhở hoặc ghi vào sổ tay cá nhân của mình.

Tiêu chí 7: Làm việc độc lập

Điều này không có nghĩa bạn được quyết định toàn bộ công việc của một công ty/doanh nghiệp song, nếu gặp trường hợp cần thiết phải xử lý ngay mà không có sự có mặt của sếp bạn cũng có thể đứng ra giải quyết vấn đề. Đối với một số công việc bạn hoàn toàn có thể tự mình xử lý khi sếp vắng mặt như: cuộc họp bị dời lại, hợp đồng mới được thỏa thuận, khất nợ,…

Tiêu chí 8: Khả năng diễn thuyết

Đối với tiêu chí này bạn cần có khả năng ngôn từ phong phú, giọng nói truyền cảm, cách nói khoa học, logic để khi đứng trước hàng chục người hay ngàn nghìn người thì bạn cũng có thể phát huy khả năng này một cách tối đa nhất. Trong công việc khi thực hiện trao đổi giao dịch với đối tác những gì bạn nghĩ, những gì bạn sắp nói không được quá mập mờ và dài dòng, nó cần ngắn gọn, súc tích, có mở đầu và kết thúc bao hàm đầy đủ ý nghĩa bên trong tạo thiện cảm với đối tác. Khi bạn làm tốt điều này thì hợp đồng sẽ được ký kết trong không khí vui vẻ và vô cùng thuận lợi.

Tiêu chí 9: Chính kiến rõ ràng

Trong quá trình phỏng vấn cũng như làm việc, khi sếp đưa ra những câu hỏi cần có sự hỗ trợ của bạn mà bạn chỉ trả lời một các chung chung như ‘dạ dạ’, ‘vâng vâng’, ‘tôi cũng nghĩ như vậy’, ‘tôi nghĩ việc này ông/bà xử lý thế nào tùy thuộc vào ông/bà’, ‘ông/bà xử lý hoàn toàn hợp lý’,… thì sẽ chẳng bao giờ bạn có được một công việc tốt cùng mức lương cao và chế độ đãi ngộ như ý đâu. Lời khuyên dành cho bạn lúc này là bạn hãy có chính kiến riêng của mình để trả lời một cách thẳng thắn, đánh trúng trọng tâm câu hỏi nhưng cũng cần khéo léo lựa chọn câu trả lời hợp tình, hợp lý và tránh sáo rỗng, phô trương.

Ngoài những tiêu chí trên, thư ký kinh doanh cũng cần có những kỹ năng cần thiết giúp công việc được hoàn thành một cách suôn sẻ và nhanh chóng hơn như:

• Kỹ năng thích ứng với môi trường làm việc mới.
• Kỹ năng làm việc nhóm hoặc độc lập.
• Kỹ năng tổ chức
• Kỹ năng an hiểu kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh.
• Kỹ năng máy tính/ kỹ thuật.
• Kỹ năng giao tiếp.
• Kỹ năng dự đoán nhu cầu của khách hàng.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Tổng kết: Những thông tin cụ thể trên đây là những yếu tố cốt lõi làm nên một thư ký kinh doanh giỏi. Có một số người, bản thân họ đã có sẵn những tố chất này nhưng đều phải được mài giũa trong quá trình học tập và môi trường thực tiễn bên ngoài mới có thể trở thành ngọc sáng. Chính vì thế, nếu bạn muốn trở thành một thư ký kinh doanh chuyên nghiệp, đồng thời muốn cơ hội tuyển dụng thư ký kinh doanh trở nên thuận lợi thì hãy rèn luyện những tiêu chí và kỹ năng trên. Chúc bạn luôn thành công!

Nguồn: https://timvieckinhdoanh.com/